Cómo crear manualmente pedidos en PrestaShop

A veces un cliente quiere comprar, pero no puede completar el pedido. O llama por teléfono, o escribe por WhatsApp, o te dice aquello de: “Lo he intentado tres veces y la web no me deja”. Y claro, tú miras la tienda, el carrito, el método de pago, el transportista… y empieza el pequeño festival del ecommerce.

Para estos casos, PrestaShop 8 permite crear pedidos directamente desde el back office.

Es decir, desde el panel de administración de la tienda puedes montar el pedido por el cliente, añadir productos, usar carritos abandonados, revisar pedidos anteriores, configurar dirección, transporte y enviarle el pedido preparado para que lo finalice. La documentación oficial de PrestaShop plantea precisamente este caso: un cliente quiere comprar un producto, pero por algún motivo no consigue completar el pedido por sí mismo.

Antes de empezar recuerda que también tienes otras guías sobre Prestashop como:

Crear devoluciones en Prestashop, Cómo gestionar pedidos en Prestahop o cómo subir productos a una tienda Prestashop.

¿Para qué sirve crear un pedido desde el back office?

Crear un pedido desde el back office es útil cuando el equipo de la tienda necesita intervenir para ayudar al cliente.

Por ejemplo:

• Un cliente llama por teléfono y quiere hacer el pedido directamente.
• Un usuario ha dejado un carrito abandonado y quiere recuperarlo.
• Una persona mayor o poco habituada a comprar online necesita ayuda.
• El cliente tiene problemas con el proceso de compra.
• Hay que crear un pedido especial o asistido.
• Se quiere preparar el carrito y enviarlo al cliente para que lo revise y pague.

No es una función para usar “porque sí”, sino para situaciones en las que el equipo de la tienda necesita acompañar al cliente. Algo así como decirle: “tranquilo, yo te preparo el carrito; tú solo revisa y paga”.

Dónde se crea un pedido "a mano" desde el back office

Para crear un pedido desde el panel de administración, hay que ir a la sección de Pedidos y hacer clic en el botón “Añadir nuevo pedido”. Desde ahí, PrestaShop inicia el proceso para asociar el pedido a un cliente y empezar a construirlo.

El primer paso no es añadir productos, ni elegir transporte, ni improvisar como si esto fuera una receta de aprovechamiento. El primer paso es elegir el cliente.

Asociar el pedido a un cliente

Cuando haces clic en “Añadir nuevo pedido”, PrestaShop te pide buscar al cliente. Puedes escribir las primeras letras de su nombre, apellidos o dirección de email para que el sistema muestre las cuentas que coinciden o, si no existe, puedes crearlo.

Esto es práctico porque no tienes que navegar por todo el listado de clientes. Simplemente empiezas a escribir y PrestaShop te propone resultados.

Si el cliente no tiene cuenta, PrestaShop permite crearla desde el propio proceso haciendo clic en “Añadir nuevo cliente”. Después de rellenar el formulario y guardar los datos, ese cliente queda disponible para asociarlo al pedido.

Esto es especialmente útil cuando se trata de una venta telefónica o de una persona que todavía no se ha registrado en la tienda.

Una vez creado o localizado el cliente, hay que hacer clic en “Elegir” para empezar a crear el pedido.

Añadir productos al pedido

Si no vas a usar un carrito abandonado ni un pedido anterior, puedes añadir productos manualmente desde el campo “Buscar un producto”. PrestaShop permite escribir las primeras letras del nombre del producto y seleccionar el artículo desde el desplegable.

El proceso consiste en:

• Escribir el nombre del producto.
• Seleccionarlo en la lista.
• Elegir combinación si el producto la tiene.
• Añadir personalización si corresponde.
• Indicar la cantidad.
• Hacer clic en “Añadir al carrito”.

La documentación oficial también indica que PrestaShop muestra información sobre el stock restante justo debajo del campo de cantidad. Esto permite informar al cliente si un producto está agotado sin tener que abrir otra pestaña.

Añadir productos con combinaciones o personalización

Si el producto tiene combinaciones, como talla, color, acabado, formato o cualquier otra variante, tendrás que elegir la opción correcta antes de añadirlo al carrito.

En productos personalizables, PrestaShop también permite añadir el texto correspondiente. Esto es importante en tiendas donde se venden artículos grabados, personalizados o configurables.

Aquí conviene revisar todo con calma. Si el cliente pide una camiseta roja en talla L y acabas añadiendo una azul en talla S, técnicamente has creado un pedido, sí. Pero también has creado una incidencia futura con bastante potencial dramático.

Añadir un vale descuento al pedido

Una vez creado el pedido, PrestaShop permite añadir un vale descuento e incluso crear uno nuevo desde el botón “Añadir nuevo vale”. Estos vales están relacionados con las reglas de carrito.

Esto puede ser útil si el cliente tenía un descuento pendiente, si se le ha prometido una compensación o si forma parte de una campaña comercial.

Revisar o añadir direcciones

Para poder continuar con el pedido, PrestaShop necesita una dirección. De hecho, si acabas de crear la cuenta del cliente, tendrás que añadir una nueva dirección para poder seguir adelante con el pedido. Este paso es obligatorio para continuar.

En PrestaShop puedes trabajar con dos direcciones:

• Dirección de entrega, donde se enviará el paquete.
• Dirección de facturación, que puede ser diferente si quien recibe el pedido no es quien lo paga. Esto es habitual en regalos, compras de empresa, envíos a otra persona o pedidos donde facturación y entrega no coinciden

Editar una dirección existente

Si el cliente ya tiene una dirección guardada, normalmente los campos aparecerán completados. Aun así, PrestaShop permite modificar esa dirección usando el botón “Editar”.

Esto puede ser necesario si el cliente ha cambiado de domicilio, si hay un error en el código postal o si falta información importante, como el número de piso, puerta o nombre de empresa.

Pequeño consejo de supervivencia ecommerce: una dirección incompleta puede parecer un detalle menor hasta que el transportista decide interpretar la realidad a su manera.

Añadir una nueva dirección

Si el cliente no tiene dirección registrada, tendrás que hacer clic en “Añadir nueva dirección” y rellenar el formulario. Como decíamos, PrestaShop considera este paso obligatorio para poder continuar con el pedido.

Aquí conviene comprobar especialmente:

• Nombre y apellidos.
• Dirección completa.
• Código postal.
• Ciudad.
• Provincia.
• País.
• Teléfono de contacto.
• Datos fiscales si son necesarios.

Envío y Transporte

Una vez configurados cliente, productos y dirección, llega el momento de elegir el transporte.

En la sección “Envío”, PrestaShop permite seleccionar una de las opciones de entrega disponibles. La opción elegida determina automáticamente el precio del transporte.

Esto es importante porque el sistema calcula el coste en función del transportista disponible y de la configuración de la tienda.

Además, si quieres ofrecer el envío al cliente, PrestaShop permite marcar “Sí” para establecer automáticamente el precio del transporte en 0.

Esta opción puede ser útil en casos concretos:

• Como compensación por una incidencia.
• Para clientes especiales.
• En pedidos de alto importe.
• En campañas comerciales.
• Cuando se ha pactado previamente con el cliente.

Pero cuidado: ofrecer gastos de envío gratis puede ser una buena estrategia o una manera muy elegante de comerte el margen. Depende de si lo has calculado antes o si lo haces por impulso.

Métodos de pago

Antes de finalizar, PrestaShop recomienda revisar el resumen del pedido. Si todo está correcto, se puede organizar el pago.

Aquí hay dos formas principales de completar el proceso:

• Enviar el pedido preparado al cliente por email.
• Continuar el checkout desde el front office.

Vamos a verlas.

Enviar el pedido preparado al cliente por email

Una opción muy práctica es enviar al cliente un pedido ya preparado con toda la información introducida: productos, carrito, dirección de entrega y demás datos. El cliente podrá revisar esa información, modificarla si es necesario y elegir el método de pago para finalizar el pedido.

Esta opción es muy recomendable cuando quieres que el cliente tenga la última palabra antes de pagar.

Por ejemplo:

• El equipo prepara el pedido desde administración.
• El cliente recibe el enlace o información por email.
• El cliente revisa productos, dirección y datos.
• El cliente completa el pago.

Es una buena forma de ayudar sin asumir tú todo el proceso. Digamos que le dejas la mesa puesta, pero él decide si se sienta a cenar.

Continuar el pago desde el front office

La otra opción es hacer clic en “Proceder al pago en el front office”. Según la documentación de PrestaShop, este botón redirige al embudo de checkout de la tienda para completar el pedido creado desde el back office.

Esto puede ser útil si el equipo de la tienda está acompañando al cliente en tiempo real o si necesita completar el proceso desde la vista de compra normal.

Aun así, hay que tener cuidado con los datos de pago. En general, lo más recomendable es que el cliente introduzca directamente su método de pago, especialmente por seguridad y privacidad.

Crear pedidos desde el back office para vender más

...o, por lo menos, para no perder una venta. Poder crear pedidos de forma manual permite recuperar carritos abandonados, ayudar a clientes que tienen dificultades, cerrar pedidos por teléfono y ofrecer una atención más personalizada. En tiendas con productos técnicos, configurables o con clientes poco acostumbrados a comprar online, puede marcar la diferencia.

Además, es una forma de reducir fricción. Si el cliente quiere comprar pero se queda bloqueado, el equipo puede intervenir antes de perder la venta.

Y en ecommerce, una venta salvada es una pequeña victoria.

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Preguntas frecuentes sobre crear pedidos en Prestashop