Cómo gestionar los pedidos en Prestashop

En esta guía vamos a explicar de forma sencilla cómo funciona la gestión del listado de pedidos en PrestaShop 8. Nada de tecnicismos innecesarios. Vamos a lo importante: dónde están los pedidos, qué puedes hacer desde el listado y qué cosas conviene no tocar si no quieres meterte en líos administrativos.

Si ya conoces nuestras guías:

--> Cómo subir productos a Prestashop

--> Cómo gestionar las devoluciones en Prestashop

Ahora toca seguir aprendiendo con la gestión de pedidos.

Dónde se gestionan los pedidos en PrestaShop 8

En PrestaShop 8, los pedidos se gestionan desde el apartado de pedidos del panel de administración. El listado está pensado para que puedas trabajar de forma rápida sin tener que entrar pedido por pedido cada vez que necesitas comprobar algo. Y esto, cuando tienes pocos pedidos, puede parecer un detalle menor. Pero cuando la tienda empieza a moverse, se agradece mucho. Muchísimo. Nivel: “gracias, PrestaShop, hoy no te odio”.

Para buscar un pedido concreto, puedes usar los filtros que aparecen en la parte superior de la tabla. Estos filtros te permiten acotar la búsqueda y encontrar antes lo que necesitas.

Puedes buscar, por ejemplo, por:

• ID del pedido.
• Referencia.
• Nuevo cliente.
• Entrega.
• Cliente (nombre).
• Importe.
• Método de pago.
• Estado del pedido.
• Fecha.

Una vez aplicados los filtros, solo tienes que pulsar en “Buscar” y PrestaShop te mostrará los pedidos que coincidan con esos criterios.

Esto es especialmente útil cuando un cliente te escribe con el clásico: “Hola, hice un pedido hace unos días, ¿cómo va?”. Porque “hace unos días” puede significar ayer, hace una semana o en una dimensión temporal paralela.

Cómo ver los detalles de un pedido sin entrar en él

Una de las funciones más prácticas del listado de pedidos es que puedes ver una vista previa sin necesidad de abrir el pedido completo.

Para hacerlo, solo tienes que pulsar en la flecha desplegable que aparece junto al ID del pedido. Al hacerlo, PrestaShop muestra información básica como el transportista, los datos de factura, los productos incluidos en el carrito y el importe total.

Esto viene muy bien para una revisión rápida. Por ejemplo, si solo quieres comprobar qué ha comprado el cliente o cuál es el total del pedido, no necesitas abrir toda la ficha.

Ahora bien, si necesitas revisar el pedido en profundidad, puedes hacer clic en “Abrir detalles”. También puedes acceder al pedido pulsando directamente sobre la línea del pedido o usando el icono de la lupa en la columna de acciones.

Cómo abrir varios pedidos a la vez

Cuando tienes que revisar varios pedidos, PrestaShop permite abrirlos en nuevas pestañas desde las acciones en lote. Para ello, seleccionas los pedidos que quieres consultar, abres el desplegable de "acciones agrupadas" y eliges la opción “Abrir en nuevas pestañas”.

Eso sí, hay un pequeño detalle: tu navegador debe permitir la apertura de varias pestañas. Si no, puede bloquearlas y tú acabarás mirando la pantalla con cara de “¿pero por qué no funciona esto si lo he hecho bien?”. La culpa, en ese caso, no es de PrestaShop. Esta vez se libra.

Esta opción es útil para tiendas con cierto volumen de pedidos o para equipos que necesitan revisar varias operaciones de golpe: incidencias, pagos pendientes, pedidos grandes, pedidos de un mismo cliente, etc.

Cómo abrir la ficha de cliente desde el pedido

Desde el listado de pedidos también puedes acceder rápidamente a la ficha del cliente; basta con hacer clic derecho sobre el nombre del cliente y abrirlo en una nueva pestaña.

Esto te permite consultar su historial, datos de contacto o cualquier información relacionada sin perder de vista el pedido original.

Es especialmente útil cuando necesitas comprobar si se trata de un cliente recurrente, si ha tenido incidencias anteriores o si hay alguna información relevante antes de contactar con él.

Cómo cambiar el estado de un pedido

El estado del pedido es una de las partes más importantes de la gestión diaria en PrestaShop.

Desde el propio listado puedes cambiar el estado haciendo clic en la columna “Estado” y seleccionando el nuevo estado correspondiente.

Algunos estados pueden ser:

• Pago aceptado.
• Preparación en curso.
• Enviado.
• Entregado.
• Cancelado.
• Reembolsado.
• Pendiente de pago.

Cambiar bien los estados es fundamental porque afecta a la comunicación con el cliente, al control interno de la tienda y, en muchos casos, a procesos relacionados con facturas, envíos o emails automáticos.

Dicho de otra forma: no es un simple colorcito en una tabla. Es el semáforo de la operación.

Cómo cambiar el estado de varios pedidos a la vez

Si necesitas actualizar varios pedidos al mismo tiempo, puedes hacerlo usando las "acciones agrupadas".

El proceso es sencillo:

• Selecciona los pedidos que quieras modificar.
• Abre el desplegable de acciones masivas.
• Elige la opción para cambiar el estado del pedido.
• Selecciona el nuevo estado.

Esta función es muy útil, por ejemplo, cuando has preparado varios pedidos y quieres marcarlos como enviados de una sola vez. PrestaShop permite hacerlo directamente desde el listado, lo que ahorra bastante tiempo en la gestión diaria.

Eso sí: antes de aplicar un cambio masivo, revisa bien qué pedidos has seleccionado. Porque actualizar diez pedidos bien es maravilloso. Actualizar diez pedidos mal es el tipo de aventura administrativa que nadie necesita.

Cómo exportar pedidos en PrestaShop 8

PrestaShop permite exportar el listado de pedidos. Para hacerlo, debes hacer clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la sección de pedidos y seleccionar la opción “Exportar”.

Esta opción puede ser útil para:

• Revisar pedidos en una hoja de cálculo.
• Compartir información con administración.
• Analizar ventas.
• Cruzar datos con herramientas externas.
• Llevar un control puntual de operaciones.

Sin embargo, hay algo importante que debes saber: PrestaShop permite exportar pedidos, pero no importarlos. La documentación oficial lo indica expresamente.

Esto significa que no puedes preparar un Excel con pedidos y subirlo directamente como si estuvieras importando productos. Los pedidos tienen implicaciones de pago, facturación, stock, cliente y transportista, así que aquí PrestaShop no juega a la ruleta rusa.

Cómo descargar facturas y albaranes en Prestashop

Cuando una factura o un albarán ya se ha generado dentro del pedido, PrestaShop permite descargarlos desde la columna de acciones del listado.

Esta función es práctica para el trabajo diario de administración, atención al cliente o logística.

Por ejemplo, puedes necesitar descargar una factura cuando:

• Un cliente la solicita.
• Hay que enviarla al departamento contable.
• Se necesita revisar un dato fiscal.
• Hay una incidencia con el pedido.
• Se quiere comprobar el documento antes del envío.

Lo mismo ocurre con los albaranes, que pueden ser necesarios para preparar paquetes, comprobar entregas o gestionar el trabajo con transportistas.

¿Se puede eliminar un pedido en PrestaShop?

Aquí viene una de las preguntas más habituales: ¿puedo borrar un pedido en PrestaShop?

La respuesta corta es: no.

Y la respuesta larga es: no, y además tiene sentido.

PrestaShop explica que no permite eliminar pedidos porque borrar información relacionada con pagos, pedidos o facturas podría generar problemas legales en Europa. Por eso, no existe un botón de “Eliminar pedido” dentro de la gestión normal.

Si un pedido no sigue adelante, lo correcto es cambiar su estado a “Cancelado”.

Esto es importante porque un pedido forma parte del historial comercial de la tienda. Aunque no se complete, puede tener implicaciones contables, fiscales o administrativas. Así que no, no podemos hacer como si nunca hubiera existido. Por mucho que algunos pedidos lo merezcan.

PrestaShop 8: una herramienta potente si se configura bien

PrestaShop 8 ofrece muchas opciones para gestionar pedidos de forma eficiente, pero como ocurre con cualquier herramienta, hay que saber configurarla y utilizarla correctamente.

El listado de pedidos permite hacer muchas tareas sin entrar en cada pedido individual: buscar, filtrar, previsualizar información, abrir varios pedidos, cambiar estados, exportar datos y descargar documentos. Todo esto ayuda a trabajar de forma más ágil y ordenada.

Ahora bien, cada tienda tiene sus particularidades. No es lo mismo una tienda con cinco pedidos al mes que un ecommerce con decenas de pedidos diarios, diferentes transportistas, varios métodos de pago, facturación compleja y un equipo de atención al cliente gestionando incidencias.

En esos casos, una buena configuración de PrestaShop puede marcar la diferencia entre una tienda que funciona y una tienda que funciona “a ratos”, que no es exactamente lo mismo.

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Preguntas frecuentes sobre la gestión de pedidos en Prestashop 8