En digitalDot sabemos lo crucial que es para cualquier tipo de empresa que los correos electrónicos lleguen a la bandeja de entrada de tus destinatarios y no terminen en la carpeta de spam. Los problemas con servicios de correo como Gmail, Hotmail, y otros proveedores de correo, pueden afectar negativamente la eficacia de tus campañas y comunicaciones.
Por eso, hemos creado esta completa guía para explicarte cómo configurar correctamente tus sistemas de correo electrónico, proteger tu reputación online y garantizar que tus correos lleguen siempre a buen puerto 😉
Para asegurar que tus correos no sean considerados como spam o entren a la bandeja de correo no deseado, debemos cumplir con los siguientes 6 puntos que contribuirán a la mejora de la puntuación de cualquier filtro anti-SPAM:
Este sistema de autenticación utiliza claves públicas y privadas para verificar la integridad del correo durante su tránsito y detectar posibles modificaciones del mismo.
La clave privada se encuentra en el servidor de correo de la cuenta remitente, con la cual se firma dicho correo. Mientras que la clave pública se debe de adjuntar como valor de un registro TXT en la zona DNS del dominio al que pertenezca la cuenta de correo que envía el mensaje.
Con el DKIM, los proveedores de correo pueden verificar que el mensaje realmente proviene del dominio especificado y que no ha sido alterado.
Se utiliza para definir una lista de servidores autorizados para enviar correos desde tu dominio. Esto se hace configurando un registro SPF en tu DNS.
Al hacerlo, se reduce el riesgo de que spammers utilicen tu dominio para enviar correos fraudulentos.
El registro SPF se añade como un registro TXT en tu DNS.
Los parámetros que admite el SPF son:
v=spf1. Indica la versión del SPF que se está utilizando.
ip4:192.0.2.0/24. Permite a los servidores en el rango de direcciones IP especificado enviar correos en nombre del dominio.
include.com. Incluye las reglas de SPF de otro dominio. Esto se utiliza para autorizar a terceros, como proveedores de mailing.
-all. Especifica que solo las direcciones IP y dominios incluidos están autorizados a enviar correos. Las opciones pueden ser:
· -all: Bloquea cualquier IP no especificada en el registro (estrictamente restrictivo).
· ~all: Permite correos de IP no especificados, pero los marca como "sospechosos" (menos restrictivo).
· +all: Permite cualquier IP (no recomendado).
El uso de SPF es vital para poder permitir sistemas de mailing o uso de plataformas de terceros como Mailchimp, Mailrelay, Brevo, Active Campaign entre otros.
Las mejores prácticas, en lo que a SPF se refiere, para nuestro servidor de correo son:
· Limitar la lista de servidores autorizados a los que realmente vayan a enviar correos desde tu dominio.
· No utilizar +all, ya que permite que cualquier servidor envíe correos en nombre de tu dominio, exponiéndose al abuso.
· Utilizar -all o ~all dependiendo del nivel de restricción que necesites.
· Revisar y actualizar el registro SPF si se añaden nuevos servidores o servicios de correo.
DMARC es un sistema que protege tu dominio contra el uso no autorizado. Se basa en las configuraciones de DKIM y SPF para informar a los servidores de destino sobre cómo manejar los correos que no pasan las verificaciones.
Con DMARC, puedes especificar si deseas que los correos que no pasen la autenticación sean rechazados, puestos en cuarentena o aceptados, también puedes tener la opción de reporte donde recibirás aquellos correos que envían en tu nombre, este punto lo recomendamos mucho para saber si hay alguna campaña fraudulenta de Hoax en los dominios corporativos o nuestra tienda online.
Parámetros de configuración de Dmarc:
v=DMARC1: Indica la versión de DMARC.
p=quarantine: Define la política de manejo de correos que no pasan las verificaciones SPF o DKIM. Las opciones son:
· none: No se toma ninguna acción sobre los correos fallidos, solo se recopilan informes (modo de monitorización).
· quarantine: Los correos que fallan las verificaciones se marcan como spam o se colocan en cuarentena.
· reject: Los correos que no pasan las verificaciones son rechazados.
rua=mailto@tudominio.com: Dirección de correo donde se enviarán los informes agregados sobre la actividad del dominio.
ruf=mailto@tudominio.com: Dirección de correo donde se enviarán los informes detallados de los fallos (opcional).
sp=reject: Establece una política específica para subdominios, como por ejemplo, rechazar correos de subdominios que no pasen las verificaciones.
fo=1: Instruye que se envíen informes de fallos cuando ocurra cualquiera de las siguientes situaciones:
· 0: Solo reporta fallos si tanto SPF como DKIM fallan.
· 1: Reporta un fallo si ya sea SPF o DKIM falla.
· d: Envía informes si la alineación de DKIM falla.
· s: Envía informes si la alineación de SPF falla
La última innovación en autenticación de correos electrónicos es BIMI. Al implementarlo, los correos que envíes mostrarán el logotipo de tu marca en la bandeja de entrada del destinatario, lo que mejora la visibilidad y genera confianza. La implementación de BIMI requiere que el dominio esté configurado con una política DMARC.
El logotipo de la empresa debe estar en formato SVG (Scalable Vector Graphics) para ser compatible con los estándares de BIMI. Este formato asegura que el logotipo se muestre claramente en diferentes dispositivos y tamaños de pantalla.
BIMI se configura añadiendo un registro TXT específico en el DNS de tu dominio. El registro BIMI incluye la URL donde se encuentra alojado el logotipo en formato SVG. Un ejemplo de un registro BIMI sería:
default._bimi.tudominio.com IN TXT "v=BIMI1; l=https://tudominio.com/logo.svg;"
Algunos proveedores de correo electrónico, como Gmail, requieren un Certificado de Marca Verificada (VMC) que autentifique la propiedad del logotipo.
El Reverse DNS (RDNS), o IP inversa, es otra configuración que puede ayudar a reducir los riesgos de que tus correos sean considerados spam.
Se trata de asociar la dirección IP de tu servidor de correo con un nombre de dominio. Esta configuración puede parecer compleja, pero es una medida clave para mejorar la reputación de tu IP y garantizar una entrega más efectiva de tus mensajes.
Si tus correos están siendo bloqueados por Hotmail, puedes solicitar el desbloqueo a través del formulario de soporte de Microsoft. Nuestro equipo puede ayudarte a seguir el proceso correctamente para desbloquear tu cuenta
Hay que tener en cuenta que, para dicha solicitud de desbloqueo, siempre se solicitará que se cumplan con los puntos mencionados anteriormente
Algunos clientes han tenido problemas con proveedores como IONOS o One&One.
El problema reside en que, al compartir el mismo servidor SMTP para los envíos de muchos clientes, si uno hace un mal uso afecta a todos los demás repercutiendo en la calidad de sus correos y su clasificación.
En este caso la solución propuesta es externalizar el servicio de correo o crear un propio servidor VPS que nos permita permanecer independientes al resto de clientes.
Como no queremos dejar nada en el tintero, os dejamos aquí abajo algunas de nuestras herramientas favoritas para evaluar la calidad y configuración de nuestro email así como para comprobar si estamos en alguna lista negra.
Esta primera herramienta os permitirá verificar listas de spam. Es una de las que más usamos nos permite comprobar si la IP de tu servidor está en una lista negra, utiliza multirbl.valli.org.
En caso de ser afirmativo, te informan del medio para salir de esa lista y poner una solución.
La segunda herramienta es Mail Tester, analiza la configuración de tu correo y entrega una puntuación basada en la calidad y autenticidad de tus mensajes. Con esta información, puedes hacer ajustes para mejorar la entregabilidad, es capaz de darte las recomendaciones y los registros TXT que precisas para una configuración aceptable.
La tercera herramienta es de Google, G Suite Toolbox te permite analizar las cabeceras de los correos, identificando problemas de configuración, correos de spam, y otras variantes que podrían afectar la entregabilidad, es muy recomendado para analizar correos de HOAX.
Por útlimo, para configurar alertas de DNS a través de MXToolbox es una manera gratuita de mantener bajo control la reputación y salud de tus dominios corporativos, permite controlar si se alteran los registros relativos al correo, MX y estar informando de cualquier cambio que pueda afectar a campañas de mailmarketing.
Si queremos hacer campañas de mailing es cierto que se pueden lanzar con los propios servidores de correo, pero también perdemos información, algunas herramientas como MailRelay, Mailchimp, Brevo, Active Campaign, y, muchos más, pueden darte datos estadísticos de aperturas, clics y entregabilidad para, de esta forma, poder tener una base de datos actualizada y optimizada de potenciales clientes.
Para configurar algunos de los software mencionados arriba, sería necesario añadir los servidores de correo de los mismos en el registro DNS relativo al SPF.
En digitalDot estamos comprometidos con combatir el spam y proteger tu negocio. Los correos innecesarios llenan los buzones y afectan el rendimiento corporativo, generando pérdidas de tiempo y recursos.
Por ello, contamos con una herramienta antispam basada en inteligencia artificial que ayuda a nuestros clientes a mantener sus bandejas de entrada limpias y eficientes.
¡Contáctanos para más información sobre cómo podemos ayudarte a optimizar tus comunicaciones!
¿Necesitas ayuda? ¡Estamos aquí para asistirte!
Si necesitas ayuda con la configuración de cualquiera de estos parámetros, o si estás experimentando problemas con el envío de correos, nuestro equipo de soporte está disponible para asesorarte. Juntos, podemos mejorar la efectividad de tus comunicaciones y garantizar que tus campañas alcancen, de verdad, a tu público objetivo.
¿Quieres conocer nuestro último truco para un mayor éxito en las campañas de email o solucionar problemas de calidad de las cuentas corporativas?: Se llama el calentamiento de email.
Para asegurar que tus correos electrónicos lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios, es fundamental "calentar" las cuentas de correo y mejorar la puntuación de envío. Aquí te explicamos cómo hacerlo y qué herramientas te ayudarán en este proceso:
Cuando una cuenta de correo o un dominio es nuevo o ha tenido problemas de reputación, es necesario "calentar" la cuenta de forma gradual para evitar que los correos sean marcados como spam.
El proceso de calentamiento consiste en enviar correos electrónicos de manera progresiva, comenzando con volúmenes bajos y destinatarios de confianza, e incrementando el número de envíos poco a poco.
Usa herramientas especializadas: Una herramienta destacada para este proceso es Mailreach, diseñada para mejorar la reputación de tus correos electrónicos. Esta plataforma automatiza el proceso de calentamiento, enviando correos de prueba y garantizando la interacción con esos mensajes. Esto mejora la "entregabilidad" al mostrar a los proveedores de correo que tus mensajes son seguros y relevantes para los destinatarios.
Una vez que hayas iniciado el calentamiento de la cuenta, es crucial medir la puntuación de envío y monitorizar la reputación de tu dominio. Aquí es donde entran en juego las siguientes herramientas:
Sender Score: Esta herramienta proporciona una puntuación basada en la reputación de tu dirección IP. Cuanto más alta sea tu puntuación (máximo 100), mejores serán las probabilidades de que tus correos electrónicos lleguen a la bandeja de entrada en lugar de la carpeta de spam. La puntuación de envío se calcula en función de varios factores, como las tasas de rechazo, las denuncias de spam y la interacción con los correos enviados.
Cómo ves en digitalDot podemos ayudarte para tener mejores campañas de emailmarketing o, mejorar, la efectividad de tu negocio a través del mantenimiento del correo corporativo. Si quieres saber más sobre nuestro trabajo enfocado a la efectividad y mejora de las empresas, contacta con nuestro equipo de soporte informático.
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