Si una tienda vende online y offline, es necesario tener muy controlado el stock, puesto que los pedidos le llegarán por ambos medios. La solución para que tienda online y offline se compenetren de forma automatizada es contar con un stock sincronizado entre tienda física o almacén y tienda online en Prestashop o WooCommerce.
Desde digitalDot queremos hablarte de nuestro sincronizador de software ERP SGA y tiendas online con el que podréis mantener al día vuestro stock.
Se trata de un software multiplataforma que permite conectar con software de contabilidad, ERP y software de gestión de almacén, para tener todo sincronizado entre la logística de la empresa y la logística de la tienda online.
Algunos softwares que ya contamos entre nuestra cartera de sincronización son:
Si tu software no está en esta lista, no te preocupes, llámanos o envíanos un correo y vemos si podemos ayudarte con tu sincronizador.
Vamos a ver qué necesitamos habilitar en una tienda online y qué factores debemos concretar para el correcto funcionamiento de la sincronización.
Contenido
Nuestro sincronizador podría funcionar de dos formas, de forma unidireccional, del ERP SGA hacia la tienda, o bidireccional, de la tienda devolviendo información al ERP. En ambos casos, la mayoría de partner de ERP deben dar su consentimiento o facilitar la API de comunicación para poder implementar dicha funcionalidad y mantener la garantía del software de gestión.
El primer paso, y nuestra recomendación, es trabajar con el máximo estándar posible y para ello usaremos la API de Prestashop.
La API oficial de Prestashop permite obtener, enviar o actualizar información de todo tipo. Esta API se activa y configura desde Prestashop entrando al apartado de Webservice.
Al hacerlo se nos mostrará un listado de todos los aspectos y datos que pueden existir en nuestra tienda online: productos, direcciones, pedidos, clientes, stocks…
Para cada uno de estos apartados tendremos la posibilidad de marcar las opciones que necesitemos, como, por ejemplo: GET para obtener la información, POST para añadir elementos como un nuevo producto, DELETE para eliminar algún elemento o PUT para modificar la información de un elemento que ya existe.
Al tratarse de una API de comunicación, y por seguridad, recomendamos siempre activar solamente aquellos factores que vayamos a necesitar. De esta forma es más fácil controlar e impedir vectores de ataques o fugas de información.
Esta API está diseñada para permitir una comunicación con cualquier tipo de lenguaje de programación. Actualmente, tenemos sincronizadores con herramientas PHP, JSON, JAVA. Sí, has oído bien, JAVA.
Ya tenemos una herramienta para que desde tu aplicación móvil puedas hacer la sincronización y control de stock con Prestashop.
¿Quieres conocerla? Vamos a enseñaros cómo hacemos uso de la misma usando C# con .NET Framework.
Para este caso, hemos implementado un programa que sincroniza productos de una base de datos con los productos de la tienda online y los pedidos. En el desarrollo hemos implementado un proceso de sincronización de productos y otro de pedidos de forma que podamos distinguir el momento en el que queramos lanzar dos procesos diferenciados, incluso permite crear una tarea programada enviando uno y otro proceso de manera sencilla.
Vamos a empezar con la parte de sincronización de productos. Esta sincronización, como hemos dicho, consiste en importar los productos de una base de datos SQL hacia nuestra web, debido a que en este caso la base de datos de nuestro programa de contabilidad es extensa debemos llevar especial cuidado con varias cuestiones:
1. Stock y ubicación de almacenes
Puede parecer algo trivial, pero si no tenemos claro cómo y de dónde viene la información podemos tener problemas. Lo más importante en este aspecto es conocer bien cuál es la información que debemos recabar de la base de datos, en qué tabla y columna está, y asegurarnos de que no existen errores de formato en ningún valor de la misma o, en cuyo caso, proteger nuestra aplicación para que no se quede colgada en caso de que leamos un valor de stock con un formato erróneo.
Es fácil pensar que un valor como el stock que viene dado por un número natural no va a dar problemas, pero por propia experiencia siempre viene bien asegurarse de que exista un número negativo o haya algún carácter/letra junto al número. Incluso atender a la logística interna de la empresa como sobre qué almacén debemos leer la información, o si debemos hacer una suma entre varios almacenes.
2. Precio, cálculo de impuestos y tipos de impuestos
La siguiente cuestión más importante es el precio. El precio es uno de los valores donde más cuidado debemos llevar pues un error en el mismo puede llevarnos a situaciones complicadas con clientes.
Prestashop no sólo nos permite fijar un precio para un producto sin más, si no que nos proporciona bastante más flexibilidad al respecto. Por ejemplo, podemos fijar reglas de precios para que el precio varie según el usuario que está realizando la compra, ejemplo tiendas que trabajan con B2B o B2C.
De este modo podemos tener “tarifas de precios” que cambian el precio de un mismo producto dependiendo del tipo de cliente que esté comprando. En definitiva, debemos conocer bien las reglas de precios, para los productos o si nuestro software de ERP utiliza una tarifa especial para la tienda online.
Debemos contemplar si el software guarda o no la información de impuestos y si sus precios son por unidades o por pack de unidades. Además, nos podemos encontrar reglas de precios por países o por números de unidades (descuentos especiales).
Otro punto en el que debemos llevar cuidado es no publicar productos con precio 0 o impedir la venta si este parámetro se diera, así evitaremos que la tienda online pueda tener perdidas de rendimiento.
Se pueden establecer controles de ventas por margen. En caso de que el cliente tenga su margen y el porcentaje de margen especificado, nuestro sincronizador podría alertar si algún producto en oferta o con un precio especifico fuera inferior al margen establecido.
Respecto a los descuentos diremos que se trata de una parte muy compleja de gestionar dada la gran variedad de opciones que ofrece una tienda online. En este caso, sobre todo, debemos contemplar porcentaje de descuento o valor fijo, sobre qué productos o familias de productos se van a aplicar y la duración del descuento.
3. Referencias o EAN como enlazador de productos
Otro punto a tratar es cómo vamos a hacer referencia a nuestros productos. En Prestashop a cada producto se le asigna un identificador único ID, pero en nuestro ERP uno coincidirá con este código o tendremos otros factores como referencia o EAN que identificarán cada producto como único dentro del ERP.
Nuestra recomendación es usar la referencia siempre que no se repita o, como segunda opción, el código EAN en el caso de que el producto lo tenga, ya que nos podemos encontrar con algunos productos que al ser de fabricación propia o packs de productos no cuenten con un EAN específico.
4. Factores de SEO y posicionamiento
Si están haciendo SEO o posicionamiento web en la tienda online es posible que el cliente no quiera trasladar ni nombre ni descripción de su ERP, ya que la tienda online estará más optimizada para conversiones y ventas o técnicas de CRO.
Aquí trabajaremos de la siguiente forma: si el producto existe mantenemos el factor de SEO de la tienda sin escribir encima. Si el producto no existe lo crearemos desactivado permitiendo al consultor de SEO trabajar este factor y activar posteriormente la venta online del producto.
5. Sincronización de imágenes de productos
Otro apartado importante en cualquier tienda online es la imagen de los productos. Los clientes prestan tanta atención a las imágenes que se convierten en un factor clave para decidir su compra, a veces, incluso por encima de la descripción.
Nuestro sincronizador de Prestashop permite subir imágenes para asignárselas a un producto, y la subida de varias imágenes para un mismo producto incluso se puede realizar la subida de videos, y de las combinaciones de producto de forma que cuando se elija un color en la parte de diseño de la tienda se pueda cambiar el color en el producto seleccionado.
6. Combinaciones de productos
Ahora es el turno de hablar de las combinaciones. Prestashop permite especificar combinaciones de un producto: por tamaño, color y atributos personalizados. Es importante tener esto cuenta porque en muchas ocasiones estos productos (que son simplemente combinaciones de otros) están establecidos en la base de datos como un producto más.
Por lo que si no tenemos este punto en cuenta nuestro sincronizador intentará encontrar la referencia de estos entre los productos de nuestra tienda online, y crearía productos diferenciados, algo que no es muy recomendable para factores de SEO y posicionamiento.
Nuestro sincronizador permite sincronizar y crear el producto y, además, crear descuentos especiales en una combinación, controlar el stock diferenciador por combinación e incluso el tratamiento de la imagen.
7. Sincronización de pedidos
Es una de las fases más complicadas. El pedido entra en nuestra tienda y debemos volcar información del cliente, cabeceras de pedidos, líneas y unidades, tipos de descuentos, transportistas y precios, así como los impuestos, todo ello volcando a un ERP.
Antes de hablar de pedidos primero debemos hablar del concepto de cliente. En Prestashop cada pedido lleva asignado el cliente que realizó dicho pedido, por lo que debemos relacionar los clientes del ERP con los clientes de Prestashop.
Podría ocurrir que un cliente tuviera diferentes datos de facturación y cada dirección tuviera un cliente asignado dentro del ERP, toda esta información debe venir establecida desde el ERP y cuál sería el punto de unión entre Prestashop y el software de gestión, en algún caso puede interesar el email, el CIF o NIF o un código de referencia propio del ERP.
Una vez hemos decidido cómo enlazar los clientes, el segundo punto sería la relación entre las formas de pago. Prestashop permite incluir las opciones de pago que queramos, por lo que tenemos que saber si tenemos o no dichas formas de pago registradas en la base de datos y qué identificadores tiene cada una.
La sincronización de líneas de pedido no suele ser un problema ya que anteriormente hemos establecido un punto de unión entre el ERP y el sincronizador y la tienda online, pero, ¿qué ocurre con los precios?, aquí es donde hay que llevar especial cuidado puesto que son datos que aparecerán en la factura del pedido y se tendrán en cuenta a la hora de hacer cálculos de contabilidad.
Prestashop ofrece los precios bien clasificados, separados por sección y con/sin impuestos, por lo que nosotros no deberíamos de hacer ningún cálculo, simplemente debemos coger dichos valores y volcarlos a nuestra base de datos.
Los gastos de envió o transporte también vienen definidos en las cabeceras del pedido, así como el importe con o sin impuestos, de esta forma también deberemos establecer un enlazado entre los datos y tipo de agencia de transporte con el ERP, algunos ERP algo más antiguos no contemplan la opción de un transportista incluido en pedido, por lo que lo habitual es crear una línea más de pedido con el importe y el concepto de transporte.
Todo este tipo de personalizaciones son posibles dentro de nuestro sincronizador de tiendas online, ya que tenemos un núcleo estable y durante el proceso de personalización concretamos todos los puntos y naciones comentados durante la redacción de esta noticia.
Si tenéis una tienda online y una tienda física y no os aclaráis con el stock, ¡contactad con el equipo de diseño de tiendas online de digitalDot, seguro que encontramos la solución!
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